"A1-Bescheinigung wird bei Workation oft übersehen"

Player der Reisebranche positionieren sich mit Workation und häufigen beruflichen Auslandsreisen als attraktive Arbeitgeber, etwa in Stellenanzeigen. Dort liest man Aussagen wie: "Gearbeitet wird dort, wo andere Urlaub machen". Wunderbare Sache, gegen die überhaupt nichts spricht, wie Barbara Wohlfarth findet. Sie weist als Schweizer Touristikerin und Wirtschaftsjuristin dennoch darauf hin, dass sowohl für Workation als auch für Inforeisen, Messebesuche mit Grenzübertritt und Jahrestagungen eben eine A1-Bescheinigung nötig sei.

Denn sozialversicherungstechnisch gelten alle diese berufsbezogenen Aufenthalte, im EU- und EWR-Raum, als Entsendung – auch dann, wenn der Impuls vom Arbeitnehmer ausgeht. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssten sich einig sein.

Was ist A1?

Zunächst eine Einordnung des Begriffs A1-Bescheinigung. Das ist laut Behörden nichts anderes als eine Bescheinigung der Entsendung eines Mitarbeiters innerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. In diese Definition fallen laut der Deutschen Rentenversicherung Staaten der "Europäischen Union (EU), Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz oder das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland".

Die A1-Bescheinigung dient dem Nachweis, welchem Sozialversicherungssystem ein Arbeitnehmer unterliegt. Sie ist bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten relevant, siehe das Merkblatt der IHK Rhein-Neckar. "Der Arbeitgeber ist zuständig dafür, dass die Mitarbeiter diese Bescheinigung haben", sagt Wohlfarth, die selbst Chefin für eine Handvoll Mitarbeiter in ihrem Züricher Reisebüro Reisecocktail ist. Der Nachweis müsse vor der Abreise beantragt werden – in der Regel komme die Zusage schnell. Eine "straffreie Dauer" ohne A1 gebe es nicht, betont Wohlfarth. 

Kein Wissen zu A1 bei Touristikern

Ein häufiger Irrtum ist aus Wohlfarths eigener Erfahrung, dass das Thema, außer bei Business-Travel-Spezialisten, kaum jemand auf dem Schirm hat. Viele halten die A1-Bescheinigung für ein Thema, das nur für längere Aufenthalte sowie solche "außerhalb der EU" gelte. Die Reisebürounternehmerin sagt, diese Fehleinschätzung sei weit verbreitet. In der Touristik werde zu wenig über die rechtlichen Hintergründe gesprochen, obwohl Workation-Angebote aktiv beworben würden, von Hotels, Veranstaltern und auch von Arbeitgebern als Benefit.

Wohlfarth schildert, dass ein weiterer Irrglaube sei, dass Kontrollen wegen möglicher Schwarzarbeit nur auf Baustellen stattfinden. Sie berichtet von einer Kontrolle während einer Messe in Köln, die sie in einem Hotel miterlebt habe. Fehlt der Nachweis, drohen je nach Land Bußgelder oder sogar die Aufforderung, die Arbeit sofort niederzulegen. Aus ihrer Sicht sind manche Länder besonders strikt, sie nennt für Schweizer aktuell vor allem Österreich. Dort können laut ihrer Recherche empfindliche Strafen verhängt werden.

Möglichkeit zur Bündelung der Entsendebescheinigungen

Das Thema ist ein unangenehmes, weil bürokratisches. Es verursache Arbeit, aber keine weiteren Kosten. Wohlfarth empfiehlt deshalb anderen aus der Reisebranche ihre Praxis, bei regelmäßigen Auslandseinsätzen unterschiedlicher Natur eine Dauerbescheinigung anzufordern. Diese könnten Touristiker problemlos begründen, mit häufigen, über das Jahr verteilten Einsätzen. Die dann einmal am Jahresanfang gestellte Entsendungsbescheinigung gelte bis zu 12 Monate.

"Innerhalb der EU gilt das Prinzip der Freizügigkeit, Arbeitsaufenthalte sind grundsätzlich ohne behördliche Genehmigung möglich", erläutert die IHK Rhein-Neckar. Bei der Besteuerung des Arbeitslohns spiele die Dauer eine Rolle, heißt es weiter. Maßgeblich sei die 183-Tage-Regel, nach der die Steuerpflicht in dem Land greife, in dem sich ein Mitarbeiter länger als 183 Tage innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufhält.

In Deutschland können Arbeitgeber sich bei der Deutschen Rentenversicherung zum Thema informieren, mit FAQ auf einen Blick. Und hier der Link für Arbeitgeber, die die A1 beantragen wollen, zum SV-Meldeportal. Informativ ist auch der Podcast "Global gesprochen" von der Techniker Krankenkasse, der sich mit allen Bereichen des Themas Entsendung und den juristischen Folgen beschäftigt.

Hoffnung auf Entbürokratisierung ab 2026

Auf EU-Ebene gibt es zum Thema derzeit Bewegung, wie die FVW berichtet. In Brüssel gebe es Signale, die A1-Pflicht 2026 zu vereinfachen oder zu streichen. Patrick Diemer, Chairman von BT4Europe, nennt A1 ein Dauerärgernis für Travel Manager, weil für jede noch so kurze Auslandsreise ein Antrag nötig sei. "Wir hoffen, dass diese Pflicht im Rahmen der Entbürokratisierungsbemühungen der EU im ersten Halbjahr gestrichen wird", sagt Diemer. Strittig bleibe aus Sicht der Verbände, ab welcher Reisedauer wieder ein A1-Nachweis nötig wäre. Gefordert werden 14 Tage, diskutiert werden auch sieben. Diemer zeigt sich pragmatisch, denn "schon eine Woche wäre ein großer Fortschritt."

Sabine Schreiber-Berger

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