Wie sich Geschäftsreisen und ihr Management verändern

Für Schließmann ist die Zunahme der Zahl der Geschäftsreisen kein Widerspruch zur wirtschaftlichen Lage, sondern strategisch begründet. Deutschland bleibe eine Exportnation. Große börsennotierte Unternehmen erwirtschafteten einen hohen Anteil ihrer Umsätze im Ausland, zugleich reise der Mittelstand besonders stark. Drei Viertel aller Geschäftsreisen seien im vergangenen Jahr durch Vertreter mittelständischer Unternehmen unternommen worden, sagt Schließmann im Reise-vor9-Podcast.

Der Grund liege in der Suche nach stabilen Geschäften und neuen Märkten. Unternehmen müssten sich auf dem weltwirtschaftlichen Parkett neu orientieren, Geschäftsfelder ausbauen und Kundenbeziehungen pflegen. "Echte Innovation findest Du in den seltensten Fällen in Deiner Firmenzentrale", sagt Schließmann. Dafür müsse man raus in die Märkte.

Kosten sinken pro Reise

Auffällig ist ein zweiter Befund der Analyse: Die durchschnittlichen Kosten pro Geschäftsreise sind auf 418 Euro gesunken. Das bedeutet laut Schließmann nicht, dass Reisen insgesamt günstiger geworden seien. Vielmehr steuerten Unternehmen ihre Reisen effizienter.

Travel Manager verhandelten Konditionen, überwachten Reiserichtlinien und wählten Partner gezielter aus. Reisende achteten stärker auf Budgets, Verkehrsmittel und Reiseklassen. Gespart werde vor allem beim Transport.

Auf innerdeutschen und europäischen grenzüberschreitenden Strecken gewinnt die Bahn. Es werde weniger geflogen als im Vorjahr, während die Schiene zulege. Auch Dienstwagen und Mietwagen blieben relevant. Zugleich bündelten Unternehmen Termine stärker. Statt für einzelne Treffen an- und abzureisen, hängen sie häufiger einen Tag an und kombinieren mehrere Termine.

Dieser Trend hält nach Einschätzung Schließmanns an. Besonders auf der Langstrecke seien Unternehmen sensibler geworden. Reisen dauerten dort im Schnitt länger als vor der Pandemie, weil Firmen den Aufenthalt vor Ort besser ausnutzten.

Europa wird strategisch wichtiger

Das Wachstum der Geschäftsreisen kommt vor allem aus Europa. Fernreisen bleiben laut Schließmann relevant, werden aber selektiver eingesetzt. Europa gewinne dagegen strukturell an Bedeutung.

Dafür nennt er mehrere Gründe. Geschäfte in großen außereuropäischen Märkten seien komplexer geworden. In den USA erschwerten lokale Produktionsprogramme und eine volatile Zollpolitik die Planung. In Asien, besonders in China, wirkten Regulierungen, eingeschränkter Marktzugang und politische Spannungen.

Mittelständische Unternehmen suchten deshalb nach Möglichkeiten, Risiken zu verringern und Abhängigkeiten von globalen Lieferketten zu reduzieren. Europa biete mehr politische und regulatorische Verlässlichkeit. Zudem bauten Unternehmen Standorte innerhalb Europas aus, was interne Reisen verstärke.

Auch geopolitische Konflikte wirken direkt auf den Geschäftsreiseverkehr. Seit dem russischen Angriffskrieg haben sich Flugrouten nach Asien verändert. Der Krieg im Nahen Osten belastet zusätzlich Verbindungen über die Golf-Drehkreuze. Unternehmen passten Reiserichtlinien an, wählten häufiger Nonstop-Verbindungen und umflögen bestimmte Gebiete.

Travel Manager werden Strategen

Damit verändert sich die Rolle des Travel Managements. Früher standen operative Aufgaben und Preisverhandlungen stärker im Vordergrund. Heute geht es nach Schließmanns Einschätzung um eine strategische Steuerungsrolle.

Travel Manager würden zu Mobilitätsmanagern und Strategen für Reiseplanung und Reisesicherheit. Neben Konditionen zählen Compliance, Prozesse, Fürsorgepflicht, Sicherheitsmanagement und Datensteuerung. Auch das Aufgabenfeld werde breiter. Meetings, Incentives, Kongresse und Events, Flotte, Fuhrpark und betriebliche Mobilität landeten zunehmend im Travel- und Mobility-Management.

Der Mittelstand professionalisiert sich dabei zunehmend. Kleine und mittlere Unternehmen nähmen stärker wahr, dass sie ihr Travel Management strukturieren müssten. Der VDR sieht nach eigenen Angaben eine wachsende Nachfrage nach Austausch, Beratung und Unterstützung bei Partnerauswahl, Prozessen und Aufbau von Travel-Management-Strukturen.

NDC bleibt ein zähes Thema

Auch die Distribution beschäftigt das Geschäftsreisesegment weiter. Bei NDC, dem Datenstandard der Fluggesellschaften, habe sich zwar etwas bewegt, sagt Schließmann. Das Thema ziehe sich aber „ein bisschen wie Kaugummi“.

Distributionstechnologie bleibe nicht nur bei Airlines, sondern auch in der Hotellerie ein großes Thema. Den einen Partner, der alles perfekt abbildet, sieht Schließmann nicht. Wichtiger sei Transparenz im Markt und der Austausch zwischen Unternehmen über Erfahrungen, Bedürfnisse und Zugänge.

Als früherer Lufthansa-Manager kennt Schließmann die Anbieterseite. Den Wechsel zum VDR beschreibt er nicht als Seitenwechsel, sondern als Schritt daneben. Der Verband vertrete Travel Manager in Unternehmen ebenso wie Anbieter im Geschäftsreise-Ökosystem. Entscheidend sei der Dialog beider Seiten, damit neue Prozesse und Technologien mit beiden Perspektiven entwickelt würden.

KI hilft vor allem bei Standardprozessen

Künstliche Intelligenz spielt auch im Geschäftsreisemanagement eine größere Rolle. Den größten Nutzen sieht Schließmann derzeit bei Abrechnung, Compliance, Reiserichtlinien und Datenmanagement. KI sei stark bei standardisierten und datenintensiven Prozessen, bei Automatisierung und Fehlerreduktion.

Überschätzt werde ihr Potenzial dagegen teilweise bei Entscheidungen und Kommunikation. Dort bleibe der Mensch der zentrale Faktor. KI werde Travel Managerinnen und Travel Manager nicht ersetzen, sondern als eine Art Copilot unterstützen.

Bremsen sieht Schließmann noch bei Systemintegration, Datenschutz, IT-Sicherheit und fehlenden Business Cases. Gemeinsam mit dem Institute of Tourism, Travel and Hospitality der Hochschule Heilbronn arbeitet der VDR an Szenarien, wie KI den Bereich Business Travel in den kommenden zehn Jahren verändern könnte. Ein Paper soll im zweiten Halbjahr erscheinen.

Christian Schmicke

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