Wenn ein Mitarbeiter geht, den Datenschutz nicht vergessen
Eine Checkliste hilft, dass beim datenschutzkonformen Ausscheiden eines Mitarbeiters nichts vergessen wird. Mit dem letzten Arbeitstag sollte der Abwesenheitsassistent des E-Mail-Kontos und eine Umleitung aktiviert werden. Private Mail-Inhalte sind zu löschen und aus dem Papierkorb zu entfernen. Doch das ist längst nicht alles.
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Das Erstellen einer Checkliste hilft, den Überblick zu behalten
Nachrichten mit betriebsrelevanten Inhalten dürfen nicht gelöscht werden und der Mitarbeiter darf die Zugangsdaten zu seinem E-Mail-Postfach auch nicht ändern, schreibt das Gastgewerbe Magazin.
Die IT-Abteilung muss dem verlassenden Mitarbeiter die Zugriffsrechte zu E-Mail-Konto, Datenbanken, Servern und Software-Anwendungen entziehen und möglicherweise die Passwörter ändern. Betriebseigene Hardware ist zurückzugeben. Dabei werden USB-Sticks schnell vergessen. Private Daten auf Handys oder Rechnern darf und soll der Mitarbeiter herunterladen und auf den Geräten löschen. Das geschieht am besten in Anwesenheit eines IT-Mitarbeiters oder des Datenschutzbeauftragten. Nutzte der Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug, sind die Daten des Navigationssystems zu löschen.
Mitarbeiterdaten im Unternehmen sind nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen, dabei sollte zuvor geprüft werden, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind.